FAQ - Workcontrol Suisse

Il n’est pas obligatoire de s’inscrire pour des livraisons ponctuelles de marchandises sur des chantiers. Si les marchandises sont transformées sur site par le fournisseur (p. ex. montage), celui-ci doit s’inscrire au préalable.

Que signifie l’obligation d’indiquer le nom de la CCT «conformément au SECO»?

Le nom de la convention collective de travail (CCT) doit être indiqué conformément aux directives du SECO (cf. lien).
Lien: seco.admin.ch

Que faut-il télécharger à la rubrique Registre de commerce si la société n’est pas enregistrée?

Vous pouvez télécharger une attestation de la caisse de compensation attestant de votre statut d’indépendant.

Comment saisir les collaborateurs qui ne sont pas soumis à la CCT?

Joignez une confirmation écrite attestant que le collaborateur en question n’est pas soumis à une CCT et précisant le motif. Il doit ressortir de ce document que les conditions minimales de salaire sont respectées. Dans ce cas, il n’est pas nécessaire d’indiquer le salaire et la classe de salaire (ch. 4).

Qu’est-ce qu’un code NOGA et comment puis-je me le procurer?

Le code est délivré et communiqué par l’Office fédéral de la statistique. Pour l’obtenir, connectez-vous au portail IDE de l’Office fédéral de la statistique (cf. lien). Vous pourrez y générer le PDF avec votre code NOGA. Vous pouvez obtenir les données de connexion pour le portail IDE auprès de l’Office fédéral de la statistique.
Lien: uid.admin.c h

Quel type de document puis-je télécharger si le permis de séjour de notre collaborateur est en cours de traitement auprès de l’Office des migrations?

Demandez à l’Office des migrations une attestation correspondante sur le statut du traitement et téléchargez-la.

Où puis-je obtenir des informations sur les directives de la CFST?

Sur le site de la Commission fédérale de coordination pour la sécurité au travail (CFST), cf. lien.
Lien: ekas.admin.ch

Si un collaborateur n’a pas de passeport (ou de carte d’identité) valide de son pays d’origine, quel document peut être téléchargé?

Dans ce cas, vous pouvez télécharger un permis de séjour valide.

Les documents pour l’inscription peuvent-ils aussi être envoyés à WORKCONTROL par courrier ou par e-mail?

Les documents doivent impérativement être téléchargés sur le portail de connexion. Le seul document qui peut être envoyé par e-mail ou courrier est le contrat de sous-traitance de traitement des données.

Pourquoi la photo d’un collaborateur est-elle rejetée lors du téléchargement?

Veuillez vérifier la qualité de la photo. Pour que le collaborateur soit identifiable sur son badge personnel, la photo doit être de bonne qualité.

Pourquoi la mention «Documents manquants» apparaît-elle dans le profil après le téléchargement des documents?

Cette mention est affichée tant que les documents sont en cours de vérification chez WORKCONTROL.

Les directeurs et les apprentis doivent-ils également être saisis dans la rubrique «Collaborateurs»?

Chaque collaborateur qui doit avoir accès au chantier doit être inscrit.

Les documents du collaborateur ont été téléchargés depuis un certain temps, mais ils n’ont pas encore été vérifiés.

Tant qu’aucune photo du collaborateur n’est téléchargée, les documents ne peuvent pas être vérifiés de manière définitive.

Comment puis-je inscrire des collaborateurs temporaires?

Les collaborateurs temporaires peuvent être saisis dans la rubrique «Collaborateurs». Au lieu de la déclaration de respect des conditions salariales minimales, veuillez envoyer le contrat de mission.

Puis-je saisir des collaborateurs de sous-traitants parmi nos propres collaborateurs?

Non, chaque sous-traitant doit s’inscrire lui-même et inscrire ses collaborateurs.

Pourquoi une déclaration individuelle n’est-elle pas acceptée?

L’employé doit avoir pris connaissance de l’ensemble du document (conditions de salaire), et pas seulement de la dernière page ou du ch. avec le salaire minimum.

Pourquoi dois-je m’inscrire alors que je peux travailler sur le chantier sans badge?

L’inscription sur la plateforme WORKCONTROL est obligatoire pour pouvoir travailler pour l’entreprise contractante (entreprise générale/totale). Cette information figure également dans le contrat d’entreprise que vous avez signé avec l’entreprise contractante.

Je suis bloqué, je ne peux pas inscrire plus de 5 collaborateurs.

Vous avez opté pour l’adhésion avec 1 à 5 collaborateurs et atteint le nombre maximum. Pour pouvoir inscrire plus de personnes, vous devez passer à une catégorie d’adhésion supérieure.

Le statut «Vérification nécessaire» est affiché pour nos collaborateurs.

Les documents sont en cours de vérification chez WORKCONTROL.

Nous nous sommes inscrits et n’avons pas reçu d’e-mail de vérification.

Veuillez nous contacter par téléphone ou par e-mail (support@workcontrol.ch). Nous vous renverrons l’e-mail.

Notre collaborateur est ressortissant suisse, mais n’a pas de carte d’identité/passeport valide. Est-il possible de télécharger une autre pièce d’identité?

Vous pouvez télécharger le permis de conduire.

Pouvons-nous inscrire les collaborateurs d’une filiale sous notre entreprise?

Si la filiale est inscrite au registre du commerce en tant qu’entreprise indépendante, elle doit s’inscrire elle-même auprès de WORKCONTROL.

Où puis-je trouver ma date d’inscription?

Sur la facture d’adhésion annuelle ou sur le portail de connexion dans la colonne de gauche, en dessous des coordonnées.

Badges

Existe-t-il des badges visiteurs pour les interventions ponctuelles sur les chantiers de collaborateurs non inscrits?

Les badges visiteurs sont gérés par les entreprises contractantes.

Puis-je récupérer en personne les badges commandés?

Les badges sont uniquement envoyés par courrier. Il n’est pas possible de les récupérer en personne.

Dois-je renvoyer le badge d’un collaborateur qui a quitté l’entreprise?

Non, vous pouvez le détruire et désactiver le collaborateur sur la plateforme WORKCONTROL.

Les badges peuvent-ils être envoyés directement à l’adresse personnelle des collaborateurs?

Les badges sont exclusivement envoyés à l’adresse de l’entreprise ou du chantier.

Où puis-je commander un nouveau badge?

Par e-mail à l’adresse support@workcontrol.ch

Combien de temps faut-il compter pour la délivrance et l’envoi des badges?

Normalement, les badges vous parviennent dans un délai de deux jours ouvrables.

Détachement

Pourquoi ne puis-je pas accepter de détachement?

Vous ne pouvez pas accepter de détachement tant que l’entreprise et au moins un collaborateur n’ont pas été entièrement enregistrés et activés par nos soins.

Comment puis-je mettre fin à un détachement?

Prenez contact avec l’entreprise contractante. Les travaux sur le chantier doivent avoir été achevés au préalable.

Nous avons reçu un e-mail nous informant qu’un nouveau détachement a été créé. Comment devons-nous alors procéder?

Connectez-vous et, dans l’onglet «Entreprise», acceptez le détachement pour le projet saisi dans la barre jaune.

Portail de connexion

Un champ rouge «Postes non soldés» est affiché sur le portail.

Réglez la facture encore impayée ou envoyez la preuve de paiement à l’adresse accounting@workcontrol.ch.

Un champ rouge «Postes non soldés» est affiché sur le portail alors que j’ai payé toutes les factures.

Demandez à l’adresse accounting@workcontrol.ch une copie de la facture encore impayée ou, le cas échéant, envoyez la preuve de paiement correspondante.

Comment puis-je modifier mes coordonnées?

WORKCONTROL se charge de modifier ces informations. Pour les faire modifier, envoyez-nous un e-mail à support@workcontrol.ch avec toutes les informations.

Comment puis-je créer un nouvel identifiant?

Dans votre profil, sous Contacts, en cliquant sur le bouton «+ Contacts» en haut à droite.

Traitement des données

Une faute de frappe s’est glissée dans le nom d’un collaborateur lors de sa saisie.

Nous corrigeons les fautes de frappe lorsque nous validons le document en nous référant à la copie de la pièce d’identité téléchargée.

Pourquoi ne puis-je pas m’enregistrer comme contact?

Chaque adresse e-mail ne peut être utilisée qu’une seule fois. Si votre adresse e-mail a déjà été saisie pour une autre entreprise (filiale/succursale) enregistrée auprès de WORKCONTROL, elle ne peut pas être enregistrée une seconde fois.

Puis-je compléter/corriger à la main des informations manquantes ou erronées sur des documents?

Non, les ajouts et les corrections à la main ne sont pas autorisés.

J’ai sélectionné par erreur une mauvaise adhésion (50 collaborateurs au lieu de 1-5).

Contactez notre service client. Conformément à nos conditions générales, vous avez la possibilité de modifier l’adhésion à la prochaine date d’échéance de la facture.

L’adresse de ma société a changé.

Veuillez télécharger le nouvel extrait du registre du commerce. Nous adapterons ensuite les informations.

Comment un collaborateur peut-il être désactivé et supprimé?

Le collaborateur doit être désactivé par le sous-traitant. Un an après la date de désactivation, les données sont définitivement supprimées du portail par nos soins (cf. CG, art. 3.4).

CCT

Nous ne sommes pas soumis à une CCT parce qu’il n’y a pas de CCT dans notre branche. Dois-je quand même télécharger une déclaration de respect des conditions minimales de travail?

La déclaration doit quand même être remplie, mais vous pouvez justifier pourquoi vous n’êtes pas soumis à une CCT en joignant une attestation.

Nous disposons d’une attestation de la commission paritaire certifiant que nous respectons la CCT. Puis-je la télécharger?

Si l’attestation date de moins de 12 mois, vous pouvez la télécharger à la place de la déclaration de respect des conditions minimales de travail.

Pourquoi ma déclaration de respect des conditions minimales de salaire est-elle rejetée si j’ai indiqué un salaire plus élevé que le salaire minimum?

C’est le salaire minimum fixé par la CCT qui doit figurer sur les documents. Les salaires effectifs ne sont pas pertinents ici.

Facturation

Plusieurs validations initiales apparaissent sur ma facture pour un collaborateur.

Il se peut que vous ayez téléchargé plusieurs documents pour votre collaborateur. Vous pouvez le vérifier sur le portail sous «Documents».

J’ai perdu ma facture.

Veuillez demander une copie de la facture à l’adresse accounting@workcontrol.ch.

Que signifie «revalidation» dans ma facture?

La revalidation est un service payant de vérification des documents de collaborateurs. Elle est facturée CHF 10.– par document.

Résiliation

Comment puis-je résilier mon adhésion?

Envoyez votre demande de résiliation à la prochaine échéance possible par e-mail à accounting@workcontrol.ch ou par courrier à WORKCONTROL Suisse SA, Chännelmattstrasse 9, 3186 Düdingen. Pour que la résiliation puisse être confirmée, les détachements doivent être terminés et la résiliation doit nous parvenir au moins 3 mois avant le renouvellement de l’adhésion.

Quand puis-je résilier mon adhésion?

Chaque année, moyennant un préavis de 3 mois à compter de la date d’inscription. Et ce, sous réserve qu’il n’y ait pas de détachements en cours.

Où puis-je trouver les conditions de résiliation?

Dans les CG, au ch. 10.

J’ai résilié mon adhésion et reçu par la suite une nouvelle invitation de détachement. Puis-je annuler la résiliation?

En cas de nouveau détachement, votre résiliation est automatiquement annulée, vous n’avez rien à faire.

J’ai résilié et ma résiliation a été refusée parce que j’ai des factures impayées.

Réglez votre facture et envoyez à nouveau votre demande de résiliation à la prochaine échéance possible par e-mail à accounting@workcontrol.ch ou par courrier à WORKCONTROL Suisse SA, Chännelmattstrasse 9, 3186 Düdingen.

J’ai envoyé ma demande de résiliation et continue tout de même à recevoir de nouvelles factures.

Il se peut que votre résiliation soit devenue caduque, car vous avez saisi entre-temps de nouveaux collaborateurs ou téléchargé de nouveaux documents pour vos collaborateurs. En cas de doute, envoyez un e-mail à accounting@workcontrol.ch pour obtenir des précisions.

Puis-je résilier mon adhésion alors qu’un détachement est en cours?

Tant qu’un détachement est actif, vous avez accès au chantier et avez besoin du badge délivré par WORKCONTROL. Pour que celui-ci fonctionne, votre compte doit être actif. Dès que votre intervention sur le chantier est terminée, demandez à l’entreprise contractante de saisir la date de fin de détachement pour votre entreprise sur le portail WORKCONTROL.

Ma demande de résiliation a été refusée parce que je n’ai pas respecté le délai de préavis.

Vous pouvez envoyer votre demande de résiliation à la prochaine échéance possible par e-mail à accounting@workcontrol.ch ou par courrier à WORKCONTROL Suisse AG, Chännelmattstrasse 9, 3186 Düdingen.

Autres

Comment puis-je ajouter un projet?

L’invitation/le détachement sur un projet doit être effectué par une entreprise contractante.

Comment puis-je affecter des collaborateurs à un projet?

Les collaborateurs sont automatiquement affectés.

Combien de temps faut-il compter pour qu’un document soit validé?

Le délai de traitement est de 48 heures.

Comment puis-je télécharger un contrat signé sur la plateforme?

Les contrats doivent être envoyés par e-mail à support@worcontrol.ch et par courrier à WORKCONTROL Suisse AG, Chännelmattstrasse 9, 3186 Düdingen. Ils sont ensuite téléchargés par nos soins une fois signés.